Technologie en UX van belang voor goede uitrol hybride werken

Thuiswerken heeft sinds de eerste ‘intelligente’ lockdown in maart 2020 een hele andere lading gekregen: thuis werd het kantoor. Twee jaar later heet thuiswerken hybride werken, kreeg het hoofdkantoor een andere functie en is de ‘derde werkplek’ niet meer weg te denken. Voor Salla Lardot en Christine Roest van Drees & Sommer is het duidelijk: user experience (UX) is van eminent belang om het hybride werken écht tot een succes te maken.
Delen:

Traditionele sectoren als de advocatuur en de bankwereld zouden instorten als men ging thuiswerken. Het kantoor, met liefst voor iedere medewerker een eigen kamer, was heilig. Zo werd lang gedacht. Inmiddels heeft de coronapandemie wereldwijd aangetoond dat thuiswerken uitstekend kan, mits aan de juiste randvoorwaarden is voldaan. Salla Lardot (UX specialist) blikt terug: ‘Door onze onderzoeken en gesprekken met klanten wisten wij al dat de nieuwe generatie werknemers anders zou gaan werken. De pandemie is een versneller geweest. Het heeft ons niet verbaasd dat die traditionele sectoren het zo snel geaccepteerd hebben.’

Technologie en UX van belang voor goede uitrol hybride werken
Salla Lardot en Christine Roest van Drees & Sommer

User Experience

Voor Drees & Sommer, het internationale advies- en projectmanagementbureau voor vastgoed, houden Lardot en Roest zich bezig met UX; de ambities en behoeften van de eindgebruiker van vastgoed. Nog voordat er überhaupt iets is getekend, ontworpen, dan wel gebouwd, praten zij met de vastgoedeigenaar, mogelijke toekomstige huurder(s) en mensen die er moeten gaan werken. ‘Zomaar’ een kantoor neerzetten of een bestaand pand herontwikkelen zit er niet meer in. Lardot: ‘Ik stel hun eerst een aantal vragen: Wat heb je in dat kantoor dan nodig? Wie is die gebruiker? Wat zijn hun gewoontes? Welke activiteiten hebben ze op kantoor? Behoeften verschillen per afdeling. Een standaard vloerindeling zal dus zéker niet altijd voldoen.’

De derde werkplek, tussen kantoor en huis

Werken en dus ook het gebruik van een kantoor is veranderd. Vakbond CNV onderzocht het fenomeen thuiswerken en concludeerde dat de achterban een behoorlijk deel van de werkweek thuis wil werken. ‘Er zit een aantal voordelen aan thuiswerken en daar zal je als werkgever echt naar moeten luisteren, ook post-corona,’ meent Christine Roest (senior UX consultant). ‘Je verspilt geen tijd meer aan reizen. De wens is om veel flexibeler te werken: meer tijd voor privé zonder dat het werk daar last van heeft.’

Generatie Z en millennials, willen vaak helemaal niet thuis werken.

Volgens Lardot zijn het vaak de tech-bedrijven die voorop lopen in deze ontwikkeling. Daar werd begin deze eeuw geleidelijk overgestapt op ‘werken op andere locaties’, zoals bij de klant. ‘Technologie maakt hybride werken mogelijk, want dat is veel méér dan sec thuiswerken,’ vertelt zij. ‘Er is namelijk nog iets in een stroomversnelling gekomen: de “derde werkplek”. Het staat tussen het corporate (hoofd)kantoor en de plek thuis in. Het kan een co-working space zijn, een bureau bij een klant, maar ook een goed koffiezaakje. Die nieuwe generatie werkers, Z en millennials, wil vaak helemaal niet thuis werken.’

Connected UX: optimale gebruikerservaring door slimme technologie

De derde werkplek die Lardot benoemt past mooi in wat Dan Cable, professor Organisational Behaviour van London Business School, ‘New Worker Expectations’ noemt. ‘Die derde werkplek gaat deel uitmaken van de langetermijnrevolutie in onze manier van werken: het is een betaalbare oplossing.’ Roest vult aan: ‘Hybride werken is tijd- en plaats-onafhankelijk werken; samenwerken met mensen die niet op dezelfde locatie met jou aanwezig zijn. Het is fysiek en virtueel samenwerken door middel van smart technology.’

Technologie en UX van belang voor goede uitrol hybride werken

Stekkerdoos

De technische oplossingen die hybride werken ondersteunen, bestaan al. Fungeren zelfs als aanjager. Toch kunnen er nog grote stappen worden gezet, vinden Roest en Lardot. Roest: ‘Je kunt de gebruikerservaring continu verbeteren en voorspellend je gebouw onderhouden door alle data en inzichten uit de gebouwsystemen te analyseren en te gebruiken. Ik pleit voor het ontwikkelen van een “stekkerdoos” waar al die verschillende technologieoplossingen in communiceren, waarbij je echter als gebruiker te maken hebt met één gebruikersinterface.’

Kantoor blijft als verbinder onmisbaar

Speelt het (hoofd)kantoor dan nog een rol in die nieuwe wereld van het hybride werken? Zeker, zeggen Lardot en Roest met grote stelligheid. ‘Zoals gezegd, die nieuwe generatie wil niet thuis werken,’ aldus Roest. ‘Generatie Z begint net met werken. Deze jonge mensen zijn op zoek naar werkritme, hebben support nodig en willen het gevoel hebben ergens bij te horen. Er moet kennisoverdracht plaatsvinden van mensen die meer ervaring hebben en dat kan alleen maar optimaal als je bij elkaar zit, op kantoor dus. Junioren die door corona minder op kantoor kwamen, waren lost. Onboarding in een virtuele wereld is moeilijk hoor.’

Een centraal kantoor zorgt voor de noodzakelijke samenhorigheid én draagt bij aan de brand identity.

Het kantoor, de ontmoetingsplaats tussen thuis en de ‘derde werkplek’, draagt bij aan de juiste werk-privébalans en zorgt voor teamgevoel en cohesie bij collega’s. ‘Dat mag zeker niet worden vergeten,’ gaat Lardot verder. ‘Je wilt dat je medewerkers een community vormen; écht bij je bedrijf horen. Een centraal kantoor zorgt voor de noodzakelijke samenhorigheid én draagt bij aan de brand identity. Het gebouw versterkt je imago. Je kunt er je klanten en gasten ontvangen en ze de optimale experience geven.’

Happy workers = happy CEO

De facilitaire manager speelt een cruciale rol. Roest: ‘Die zorgt ervoor dat de werkomgeving de juiste voorzieningen en dienstverlening biedt voor een optimale verbinding en gebruikerservaring. Fysieke en digitale voorzieningen die passen bij de behoeften van gebruikers en bezoekers.’ Lardot: ‘Je kunt digitaal makkelijk een fijne werkplek bij het raam reserveren of een ruimte om te sparren met je team. Dit soort relatief simpele oplossingen levert uiteindelijk gelukkige en gezonde gebruikers op. Én een gelukkigere CEO, want de resultaten van “happy workers” zijn beter. Ook de gebouweigenaar is tevreden, want de huurder betaalt graag voor zo’n kantoor. Zoek uit wat de medewerkers nodig hebben en je kunt de hele keten tevreden stellen!’

Dit artikel is gesponsord door Drees & Sommer.