nieuws

Central Office Vodafone Ziggo omgevormd tot smart building

Data en technologie

Central Office Vodafone Ziggo omgevormd tot smart building
Hoog Catharijne in Utrecht

Het in oktober 2018 geopende Central Office van Vodafone Ziggo in Utrecht zit vol met IoT-oplossingen. Een gesprek met Karin Mars over het kantoor van Vodafone Ziggo als smart building.

Facilitaire uitdagingen met de klant voor ogen, daar gaat Karin Mars voor. Bij Vodafone Ziggo is zij sinds januari 2019 als director Workplace & Facilities verantwoordelijk voor de panden van het telecombedrijf, waaronder het nieuwe Central Office in Utrecht.

Fusie

Vodafone Ziggo, een Nederlandse aanbieder van televisie, internet en mobiele telefonie, kwam in 2017 tot stand na een fusie van de Nederlandse activiteiten van Liberty Global (de Amerikaanse moeder van Ziggo) en het Engelse Vodafone Group.

Zoals vaker bij een bedrijfsfusie kwam al snel de huisvestingsvraag op tafel, met in het geval van Vodafone Ziggo als uitkomst het besluit om een aantal locaties (drie in Utrecht en een in Amsterdam) samen te voegen tot een nieuw Central Office in Utrecht. Om precies te zijn: op Hoog Catharijne, slechts twee minuten lopen van station Utrecht Centraal. Een kantoor in het midden van Nederland, goed bereikbaar met het OV en zonder verleden van een van de twee bedrijven.

Kantoor als proeftuin voor innovaties

Het was bij de huisvestingsplannen al snel duidelijk dat het gebouw ‘smart’ moest worden, vertelt Karin Mars op een middag in een van de overlegruimtes van het kantoor. ‘Vodafone is wereldwijd de grootste aanbieder van IoT-connectiviteit, hoe gaaf is het dan dat je je eigen kantoor gebruikt als proeftuin voor deze innovaties.’

Karin Mars

Karin Mars, sinds januari 2019 Director Workplace & Facilities bij Vodafone Ziggo. ‘Als je het mensen gemakkelijk wilt maken, moet je al die functionaliteit in één facilitaire app onderbrengen.’

Onder de bezielende leiding van haar collega Roel Polmans werd een projectgroep geformeerd met als missie het nieuwe kantoor in te richten en op te leveren als een smart building. Belangrijkste startpunt was dat vanuit het oogpunt van de gebruikers en FM het relevant en nuttig moest zijn, het moest geen gimmick worden. Daartoe werden relevante use cases uitgewerkt en geprioriteerd.

Sensoren

Om een gebouw vervolgens smart te maken, moest een aantal zaken worden geregeld. Het kantoor werd voorzien van de nodige sensoren: duizend Bgrid-sensoren bevinden zich in de plafondpanelen en nog eens 1.050 NB-IoT Zens-sensoren met Vodafone-connectiviteit zijn onder de bureaus en in de telefoon/bila-cubes geïnstalleerd.

Het was bij de huisvestingsplannen al snel duidelijk dat het gebouw ‘smart’ moest worden

De sensoren meten voortdurend allerlei waardes, zoals temperatuur, lucht en licht in ruimtes. Maar ook de werkplekbezetting wordt via sensoren in kaart gebracht. Een speciaal IoT-dataplatform verzamelt en verwerkt de data en stuurt informatie terug aan de gebruikers.

Waar zijn vrije werkplekken?

Daarnaast ontwikkelden de developers een aantal handige tools. Voor de medewerkers werd een informatieportaal en een speciale Vodafone Ziggo-app ontwikkeld. Wie ‘s ochtends het pand binnenloopt kan op een ‘kiosk’, een informatiepaneel van pakweg 1,5 meter hoog en 75 centimeter breed, na enkele swipes op het touchscreen zien waar in het pand vrije werkplekken beschikbaar zijn en waar collega’s zijn neergestreken. Die collega’s mogen overigens zelf bepalen of ze in het systeem ‘zichtbaar’ zijn voor anderen, dit uit privacyoverwegingen.

Eén overkoepelende app

De Vodafone Ziggo-app bevat tal van functionaliteiten, bedoeld om het verblijf van collega’s in het kantoor efficiënter en prettiger te maken. Een overlegruimte reserveren, een vrije werkplek zoeken, bezoekers aanmelden, klachten en storingen doorgeven, collega’s vinden, door het pand navigeren (handig voor medewerkers van andere vestigingen die een dag in Utrecht komen werken), de app maakt het allemaal mogelijk.

Verder wordt de app gebruikt voor interne communicatie en zijn er quick reference-kaarten te vinden over onderwerpen als bedrijfshulpverlening, skype for Business, wat te doen bij calamiteiten en de gebruiksaanwijzing van het gebouw.

Je kunt zo tien facilitaire apps noemen die medewerkers op hun smartphone kunnen installeren. Maar dat is verre van ideaal.

De keuze om zelf één overkoepelende app te ontwikkelen heeft heel goed uitgepakt, zegt Mars enthousiast. ‘Natuurlijk kun je met afzonderlijke apps werken. Het storingen- en meldingssysteem heeft een app, onze onderhoudspartij beschikt over een app, ga zo maar door. Je kunt zo 10 facilitair gerelateerde apps noemen die medewerkers op hun smartphone kunnen installeren, dan heb je ook een smart office. Maar dat is verre van ideaal. Als je het mensen gemakkelijk wilt maken, moet je al die functionaliteit in één facilitaire app onderbrengen.’

Belangrijk daarbij is dan ook dat iedereen die zich wil aansluiten in de app zijn data moet ontsluiten naar het eigen VZ IoT-platform, zodat die informatie vervolgens gebruikt kan worden om nieuwe use cases te ontsluiten.

Meldingen worden beter

Een bijkomend voordeel van de app is dat meldingen er beter van worden, merkt Mars: ‘Als je een verstoring meteen via je smartphone kunt melden, doe je dat eerder, in ieder geval sneller dan wanneer je eerst naar je laptop moet lopen, onderweg een praatje maakt met een collega, even koffie haalt, afgeleid wordt… dan ben je vaak alweer vergeten dat je een melding wilde doen. Ik verwacht dat we ruimtes beter op orde kunnen houden omdat we sneller op meldingen kunnen reageren.’

Smart building Vodafone Ziggo: voordelen voor FM

Het feit dat via de smart building-techniek tal van zaken in het kantoor worden gemeten, brengt op een aantal terreinen voordelen voor facility management met zich mee. Een voorbeeld betreft de temperatuurbeheersing in het pand.

Karin Mars: ‘We kunnen op elk moment van de dag zien waar in het pand het warmer of koeler is. Als de zon te lang op een deel van de gevel staat en een servicedeskmedewerker ziet dat de temperatuur aan die kant oploopt, kan hij of zij die zone via het systeem meteen terugkoelen, zodat de temperatuur niet te ver oploopt.’

Een ander voorbeeld betreft de mogelijkheid om de verlichting per zone in te stellen. Toen het pand in gebruik werd genomen kwamen er de eerste week best veel klachten over de verlichtingssterkte. ‘Die was goed ingeregeld, maar in bepaalde delen van het gebouw aan de kopse kant vonden mensen het licht veel te fel’, vertelt Mars. ‘Via bGgrid konden we in die bouwdelen de verlichtingssterkte heel gemakkelijk terugschakelen, dat werkte perfect en de problemen waren meteen opgelost.’

Terugdringing ‘no show’

De techniek maakt het ook mogelijk het percentage ‘no show’ van geboekte vergaderruimtes terug te dringen. Mars: ‘Er zijn in dit pand nooit lege vergaderruimtes, althans…dat denken mensen als ze in het systeem kijken. Maar in werkelijkheid hebben we te maken met een no show van zo’n 30 procent. Daar hebben we wat op bedacht. Als geboekte ruimtes na 10 minuten onbezet blijven, geeft het systeem die ruimte direct vrij en kunnen anderen er gebruik van maken.’

Werkplekbezetting

Een andere belangrijke functie van de sensoren is het meten van de werkplekbezetting. Het systeem slaat alle gegevens op, zodat over een langere periode inzicht ontstaat in de werkelijke bezetting van ruimtes. Mars: ‘Net als bij veel andere organisaties hebben ook wij op woensdagmiddag en op vrijdag te maken met een dalbezetting. Met de smart building-techniek zien we de actuele bezettingsgraad en kunnen we straks besluiten om bouwdelen ‘op zwart’ te zetten. Als iemand dan ‘s ochtends binnenkomt ziet hij meteen dat er op bijvoorbeeld de vijfde verdieping niet gewerkt kan worden. Ook vanuit facilitair oogpunt is dat echt een groot voordeel van smart building.’

Als iemand dan ‘s ochtends binnenkomt ziet hij meteen dat er op bijvoorbeeld de 5e verdieping niet gewerkt kan worden

Schoonmaak

Ook ondersteunende diensten profiteren van de slimme techniek die in het gebouw is aangebracht. Is een overleg- of vergaderkamer niet gebruikt? Dan ontvangen de schoonmakers op hun iPad automatisch een bericht dat ze deze ruimte in hun schoonmaakronde kunnen overslaan. En moeten de handdoek- en zeepdispensers worden aangevuld? Dan worden de schoonmakers daar tijdig automatisch van op de hoogte gesteld. Hoe dat kan? De dispensers zijn voorzien van sensoren, die precies meten wanneer bijvullen nodig is.

Een van de bedrijfsrestaurants gesloten in de zomer

En de cateraar kan op basis van data zijn inkoop aanpassen op de hoeveelheid aanwezigen die op een bepaalde dag op kantoor worden verwacht. Karin Mars: ‘In de eerste week van de zomervakantie zagen we aan de cijfers dat de gebouwbezetting aanmerkelijk lager was. We hebben toen besloten één van de bedrijfsrestaurants te sluiten. Die is begin september weer opengegaan. Dat scheelt kosten, omdat je minder mensen voor de catering hoeft in te zetten en omdat je daar niet meer hoeft schoon te maken.’

Grote winst voor FM?

Wat voor FM de grote winst is van de smart building-techniek? ‘Op basis van de techniek en data zijn we in staat de producten en diensten nog beter af te stemmen op de wensen van de pandbewoners’, zegt Karin Mars. Als voorbeeld noemt ze de toiletgroepen, waar het aantal klachten tot nagenoeg nul is gereduceerd, iets dat ze in haar jarenlange facilitaire carrière nog nooit heeft meegemaakt.

De schoonbeleving is op basis van data enorm verbeterd

‘Nu we het aantal toiletbezoeken kunnen meten, kan schoonmaak pro-actief handelen en meer tijd besteden aan toiletgroepen die intensief worden gebruikt. Dat gebeurt overigens met dezelfde capaciteit, omdat toiletten die bijna niet gebruikt worden op zo’n moment wat minder aandacht krijgen. En omdat je nu precies weet wat de piektijden zijn voor toiletbezoek, kun je vóór en na die piektijden een extra ronde doen. De schoonbeleving is op basis van data enorm verbeterd, dat vind ik fantastisch. Of neem het gebruik van vergaderzalen, collega’s weten dat, door het snel vrijgeven van geboekte maar niet bezette vergaderzalen er altijd wel beschikbaarheid in huis is. Dat voorkomt dat ze extern gaan vergaderen.’

Toekomst

Of Mars voor de toekomst nog wensen heeft? Ze hoeft niet lang na te denken: ‘Het zou mooi zijn als de smart building-techniek ook in de andere panden van de organisatie beschikbaar komt, sluit ze af. ‘De Vodafone Ziggo-app is op zich voor iedere medewerker beschikbaar, maar omdat in de andere panden geen bGrid aanwezig is, heeft die app dus eigenlijk alleen zin als je hier in Utrecht komt werken. Ook vanuit facilitair zouden we graag meer willen weten over de bezetting van andere panden, ook om die reden zou die smart building-techniek dus goed van pas komen.’

Over de auteur
Gerard Dessing is hoofdredacteur van Facto, platform voor facility professionals

Reageer op dit artikel