nieuws

De toegevoegde waarde van de facility manager als vastgoedspecialist

Transacties

De toegevoegde waarde van de facility manager als vastgoedspecialist

Edward van Tuinen is gedurende twee decennia global real estate en facility director bij Mediq. Vanuit een eigen visie op vastgoed heeft hij de laatste jaren de rol van vastgoedspecialist op zich genomen met aansprekende resultaten.

Vakblad Facto sprak met Van Tuinen over hoe facilitair management met vastgoed toegevoegde waarde kan leveren aan de organisatie. ‘Het is vooral een kwestie van logisch nadenken en het spel naar je toe trekken, dus zelf de regie in handen nemen.’

Mediq is een van oorsprong Nederlands bedrijf met als kernactiviteit het leveren van medische hulpmiddelen en bijbehorende zorg aan huis en aan zorginstellingen. Het bestaat sinds 1899, het jaar waarin de organisatie in Utrecht startte als de Onderlinge Pharmaceutische Groothandel (OPG).

Als mijn collega’s in een ander land op zoek zijn naar een andere pand, moeten ze één ding zeker niet doen: zelf de markt opgaan

Edward van Tuinen werkt sinds 2002 bij het bedrijf. Als global real estate en facility director is hij eindverantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening en het vastgoed van alle kantoren en distributiecentra in twaalf landen.

Het gesprek met Van Tuinen vindt plaats in het hoofdkantoor van Mediq in De Meern, Rijnzathe 10. Voordat het bedrijf in 2015 in dit voormalige pand van KPMG en Syntrus Achmea neerstreek, was het zes jaar gevestigd in het opvallende glazen kantoor, pal aan de A2 bij Utrecht op industrieterrein Rijnwetering.

Eerste verhuizing: van Europalaan naar Rijnwetering

Het verhaal rondom de verhuizing van het hoofdkantoor begint rond 2005. Mediq is dan nog gevestigd aan de Europalaan in Utrecht met een kantoor (gebouwd in 1962) en een groot, nationaal distributiecentrum. Als het besluit valt om het distributiecentrum te sluiten en te vervangen door twee grote dc’s in Oss en Staphorst, is het tijd om uit te kijken naar een nieuw, modern hoofdkantoor.

Een programma van eisen wordt opgesteld met twee belangrijke onderdelen: het nieuwe kantoor moet zich in regio Utrecht bevinden (vanwege de binding van de organisatie met Utrecht) en het moet zo’n 12.000 m2 vvo groot zijn. Via een aantal bedrijfsmakelaars komen diverse opties voorbij, waaronder het Utrechtse Papendorp, een locatie waar Van Tuinen zijn twijfels over heeft gezien onder meer het ontbreken van een treinstation en de niet al te beste ontsluitingsmogelijkheden voor auto’s tijdens de spits.

De zoektocht gaat verder, totdat Van Tuinen op een beschikbaar stuk grond stuit, vlak naast winkelcentrum The Wall, pal aan de A2, op industrieterrein Rijnwetering in Utrecht. Het was een ideale locatie, vertelt hij. ‘Het was zeer goed bereikbaar zowel per auto als per openbaar vervoer. Bovendien wilde de gemeente graag dat op die locatie gebouwd zou worden omdat er behoefte was aan geluidswering voor het achterliggende woongebied.’

‘Idols’ voor projectontwikkelaars

Nadat Mediq (toen nog OPG geheten) een optie op de grond had genomen wordt via de eigen bedrijfsmakelaar een aantal projectontwikkelaars uitgenodigd voor een – wat Van Tuinen noemt – heuse Idols-sessie.

‘Onze makelaar, een vastgoedjurist, een financiële man en ik zaten naast elkaar achter een tafel en hadden een paar meter verder letterlijk een stip op de grond neergelegd met de vraag aan de projectontwikkelaars: ga maar op die stip staan en vertel maar wat je ideeën zijn om op die plek voor ons een pand neer te zetten.’

Het waren bijzondere sessies, vervolgt Van Tuinen: ‘Normaal gesproken presenteert een projectontwikkelaar zijn plan en is de boodschap: dit is het, schik je maar en dan komt het wel goed. Nu waren de rollen veel meer omgedraaid met als uitgangspunt dat wij als huurder meer zeggenschap over het project en pand wilden’.

Na de Idols-sessies viel het besluit om met ING Real Estate als ontwikkelaar in zee te gaan. Een boeiende periode volgde met veel afstemming, onder andere in het tweewekelijkse bouwoverleg.

Eigen rekenmodel

Ook ging Van Tuinen samen met zijn makelaar het gesprek aan over de huurpenningen die betaald moesten gaan worden. Om die gesprekken goed te kunnen voeren is het wel zaak dat je in de voorbereiding op de stoel van de projectontwikkelaar gaat zitten en je huiswerk goed doet, vervolgt Van Tuinen.

‘Wat zijn de bouwkosten? Hoeveel moet er aan erfpacht worden betaald? Wat is het beoogde rendement van de projectontwikkelaar? Je moet eerst al die gegevens verzamelen, vervolgens maak je voor jezelf een complete rekensheet en dan ga je daaraan sleutelen. Wilt u een rendement van 10 procent? Is dat niet wat aan de hoge kant? Zes procent is volgens ons meer dan voldoende. Over dat soort zaken ga je in gesprek. Onze insteek was de projectontwikkelaar zijn rendement te gunnen, maar natuurlijk geen onevenredig hoog percentage ten koste van ons.’

Powerplay

Het ‘powerplay’ dat Van Tuinen samen met zijn makelaar speelde, ging nog even door, onder meer bij het maken van afspraken over de incentives, zoals de huurvrije periode. Vlak voor het moment van het ondertekenen van het huurcontract legde Mediq nog een forse eis op tafel: de huurvrije periode moest vóór het zetten van de handtekening op de bankrekening gestort worden, anders zou de deal niet doorgaan.

Anderhalf jaar later, het was inmiddels 2009, werd het pand opgeleverd en verhuisde de organisatie met een tienjarig huurcontract van de Europalaan naar het nieuwe pand (12.000 m2 en 264 parkeerplaatsen) aan de A2.

Tweede verhuizing: van Utrecht naar De Meern

In 2015 – Mediq was inmiddels in handen van een investeringsmaatschappij – kwam voor de tweede maal de wens op tafel om naar een ander pand te verhuizen. Van Tuinen besloot opnieuw een uitvraag te doen met als doel een nieuw, compacter kantoor te vinden op de as Utrecht – Gouda, dit in verband met de toekomstige realisatie van een nieuw fulfillment center in Bleiswijk.

Om die gesprekken goed te kunnen voeren is het wel zaak dat je in de voorbereiding op de stoel van de projectontwikkelaar gaat zitten

Hij stuurde een bericht aan een aantal projectontwikkelaars en bedrijfsmakelaars met de belangrijkste eisen en wensen ten aanzien van regio, vierkante meters en bereikbaarheid. Korte tijd na zijn uitvraag bleek dat het pand Rijnzathe 10 in De Meern, toen nog bewoond door Syntrus Achmea, vrij zou komen. Afgezien van de grootte (met 13.000 m2 was het pand voor Mediq zo’n 3.000 vierkante meter te groot) was het qua ligging en bereikbaarheid per auto een geschikte locatie.

Van Tuinen ging, wederom met een eigen Excelsheet onder zijn arm, het gesprek aan met de vastgoedeigenaar en sloot korte daarna een aantrekkelijke deal: hij kon voor een derde van de huurprijs van het oude pand een huurovereenkomst sluiten voor zes jaar.

Resterende huurperiode

Er was echter wel een uitdaging: Mediq moest voor het glazen pand langs de A2 voor de resterende huurperiode van drie jaar een nieuwe huurder vinden. Via een makelaar, die op de hoogte was van de wens van Mediq om het pand te verlaten, kwam hij in contact met de FNV. De vakvereniging wilde vijf bestaande vestigingen samenvoegen en was op zoek naar een nieuw, centraal gelegen pand, goed bereikbaar per openbaar vervoer.

Gesprekken tussen Mediq, FNV en de gebouweigenaar volgden met als uitkomst dat FNV een huurovereenkomst kon sluiten inclusief de overname van de resterende drie jaar huurverplichting van Mediq. Na een relatief bescheiden verbouwing betrok Mediq eind 2016 het nieuwe pand in De Meern.

Nieuw fulfillment center

Een ander groot vastgoedproject dat Van Tuinen recent afrondde was de realisatie van een nieuw, hypermodern fulfillment center (20.000 m2) in Bleiswijk, als vervanging van de twee bestaande distributiecentra.

Ook in dit geval was de start een uitvraag aan bedrijfsmakelaars en projectontwikkelaars met de belangrijkste eisen en wensen. Van Tuinen ontving dertien aanbiedingen die hij samen met een team en in nauw overleg met de supply chain director terugbracht tot een short list van drie. Uiteindelijk viel de keuze op de projectontwikkelaar met het meest aantrekkelijke voorstel.

Vastgoed in het buitenland

Het aandachtsgebied van Van Tuinen reikt overigens verder dan Nederland. Ook in elf andere landen waar Mediq activiteiten verricht, is hij vanuit het hoofdkantoor nadrukkelijk ‘in the lead’ als het gaat om huisvestings- en/of herhuisvestingsvraagstukken. Als mijn collega’s in een ander land op zoek zijn naar een andere pand, moeten ze één ding zeker niet doen en dat is: zelf de markt opgaan, zegt hij.

Waarom dat zo is? ‘Omdat je dan geen enkele onderhandelingspositie meer hebt. Bovendien, vanuit corporate heb je het complete overzicht van de aankomende groei of krimp van de organisatie in het desbetreffende land of regio. Als je daarvan op de hoogte bent, kun je daar rekening mee houden. Misschien is het wel slimmer om bepaalde distributiecentra samen te voegen, misschien kan een kantoor in land X of regio Y wel met minder vierkante meters uit. Vanuit het hoofdkantoor kan je dat soort zaken vanuit een bredere visie regisseren, niet vanuit de lokale vestiging.’

Learnings

Of het lastig kan zijn voor facility management om de rol van vastgoedspecialist naar zich toe te trekken? Van Tuinen vindt dat wel meevallen. Het is volgens hem vooral een kwestie van logisch nadenken en het spel naar je toe trekken, dus zelf de regie in handen nemen.

‘Als je een locatie zoekt kun je ook zelf een bericht sturen aan makelaars en ze op de hoogte brengen van je wensen en eisen, zo moeilijk is dat niet. Oké, als je geen onderhandelaar bent, moet je er niet aan beginnen, dan kun je beter een externe specialist inhuren. Maar ik denk dat iedere facility manager toch wel iets van een onderhandelaar in zich heeft. Het is leuk om dat spel te spelen. Het is echt geen black box, als je je in de materie verdiept en logisch nadenkt, kom je een heel eind.’

Kijk hoe een makelaar het doet

Voor facility managers die zich in de nabije toekomst meer met hun vastgoed willen bezig houden en nog niet zoveel ervaring op dit vlak hebben, heeft Van Tuinen nog een heldere tip: huur de eerste keer een makelaar in, start met een klein project en kijk hoe die makelaar dat allemaal doet. ‘De volgende keer kun je het zelf’.

Veranderende positie en rol van FM

En wat zo mooi is als je als facility manager aan de slag gaat met vastgoed: de directie ziet je toegevoegde waarde voor het bedrijf, besluit Van Tuinen. ‘Als je ergens een huurcontract moet afsluiten gaat daar altijd de vraag aan vooraf: wat gaat ons bedrijf de komende vijf jaar in die stad of in dat land doen? Je vraagt dus eigenlijk aan je baas of hij een vijfjarenvisie op tafel legt, en dat kan voor hem best lastig zijn.

Maar je kunt hem daar wel bij helpen, bijvoorbeeld door mee te denken over het samenvoegen van locaties of door het synchroniseren van de afloop van huurtermijnen van meerdere panden. Als je dat doet krijg je opeens een andere positie en rol. Ikzelf heb dat ook gemerkt, mijn rol is veranderd, ik zit veel meer voor in de trein en weet al in een vroeg stadium waar we overnames gaan doen, dat maakt het allemaal zo interessant.’

Reageer op dit artikel