nieuws

Kantoorwerk floreert bij het geluid van stilte

Beleggingen

In het moderne kantoor is stilte schaars. Professionals kunnen zich onderscheiden met hyper-geconcentreerd werken. Daar moet het kantoor op zijn ingericht.

Kantoorwerk floreert bij het geluid van stilte
Modern kantoor is een heksenketel

Agile werken, scrummen en Het Nieuwe Werken stellen interactie en samenwerking centraal. Open vloeren en centrale ontmoetingsplekken verdringen ruimtes voor individueel werk. Parallel hieraan is de hoeveelheid communicatie exponentieel toegenomen. Stilte, ruimte voor reflectie en contemplatie zijn hierdoor schaars geworden. Terwijl dit belangrijke pijlers zijn onder een hoge medewerkerstevredenheid. 2018 is het jaar waarin de Sound of Silence weer gewaardeerd wordt als een kwaliteit in de werkomgeving en een arbeidsvoorwaarde.

De roep om stilte begint een bredere maatschappelijke stroming te vormen. In Pursuit of Silence (2016, Patrick Shen) is een documentaire die hommage aan stilte door de waarde van stilte weer te geven. De Huffington Post over deze film: ‘It testifies to the sheer loveliness of anything — everything — when drenched in silence‘. Cal Newport stelt in zijn boek Deep Work (2016, Cal Newport) de direct relatie tussen concurrentie vermogen en stilte aan de orde: ‘Deep work’ is a superpower in the modern economy, as fewer and fewer people possess the ability of going deep. People get lost in a blur of social media and e-mail and other info snack addictions.‘ Cal Newport stelt dat de noodzaak van geconcentreerd werken om maximaal te kunnen presteren, een vaardigheid die we langzaam zijn kwijtgeraakt. De mogelijkheid om ongestoord te werken raakt een maatschappelijke zenuw. Tijd om balans tussen interactie en stilte kritisch te beschouwen als key trend voor 2018.

De negatieve impact van geluid

Er zijn twee types geluid die een negatieve impact hebben op onze gezondheid en productiviteit. Hard geluid zoals een drilboor en heien of geluid dat zorgt voor verstoring van werkzaamheden, zoals een telefoongesprek van een collega. Hard geluid wordt gezien als een gezondheidsrisico. Primair als beschadiging van gehoorfuncties en bij langere blootstelling zelfs als een oorzaak van hoge bloeddruk, stress en slaapproblemen. Arbodiensten werken aan het beperken van deze risico’s via bronaanpak en beschermingsmiddelen. Maar de impact van continue verstoringen van het werkproces door geluid wordt onderschat.

De transformatie naar open kantoren is ingezet in de jaren zeventig. In die kantoortuinen had iedereen een eigen werkplek, omdat er geen IT-mogelijkheden waren voor plaatsonafhankelijk werken. Werkverstoringen waren toen beduidend minder. Eind jaren negentig werd de activiteitgerelateerde werkomgeving geïntroduceerd met een variëteit aan werkplekken. De medewerker is niet langer verplicht om op de eigen plek te concentreren, te bellen en te overleggen, maar kan de meest geschikte plek kiezen.

Hierdoor levert deze werkomgeving een actieve bijdrage aan het reguleren van geluid en verstoringen. Met de opkomst van agile werken verschuift de focus van het individu naar het team. De kernovertuiging is dat het bij elkaar brengen van verschillende disciplines de motor is van hogere productiviteit. Dit betekent meer nadruk op werken in teamverband met direct onderling contact op één plek. De muren tussen afdelingen worden afgebroken voor het stimuleren van multifunctionele teams.

Positieve impact van serendipiteit

Bij agile werken staan wendbaarheid en inspelen op veranderende omstandigheden centraal. De heilige graal is serendipiteit: het vinden van iets onverwachts en bruikbaars, terwijl je op zoek bent naar iets anders. De aanname is dat slimme, voorbereide mensen beter in staat zijn om ontdekkingen te doen via toeval. De Amerikaanse onderzoeker Julius Comroe omschrijft dit als ‘het zoeken naar een speld in een hooiberg en eruit rollen met een boerenmeid’.

De schaduwzijde hiervan is het toenemend aantal verstoringen op de werkvloer. Het onderzoek uitgevoerd Californische Irvine Universiteit met de Berlijnse Humbolt universiteit had als doel de impact van interrupties op werk in kaar te brengen. Dit deden ze door de proefpersonen bloot te stellen aan drie niveaus van verstoringen. Het eerste niveau was een verstoring met dezelfde context als het werk wat ze deden, het tweede niveau van verstoring was een verstoring dat niet dezelfde context had als het werk was en de derde verstoring was een verstoring met totaal geen relatie met het werk dat de proefpersonen uitvoerden.

Belangrijkste resultaten waren dat gemiddelde kenniswerker maar 11 minuten ongestoord werken heeft alvorens er zich een verstoring voordoet en dat elke verstoring van licht tot intensief altijd een verandering in werkpatroon te weeg brengt. Vanuit bedrijfseconomisch perspectief is dat niet uitsluitend slecht, omdat de onderzoekers ook stellen dat onderbroken werkzaamheden sneller worden uitgevoerd dan tijdens ongestoord werk. De verstoringen hebben echter een prijs zo stellen de onderzoekers. Medewerkers doen hun werk weliswaar sneller maar ervaren ook meer werkdruk, meer stress en meer frustratie. Volgens The Economist lijden we aan ‘The Collaboration Curse‘. De kunst is om de balans te vinden tussen de kracht van serendipiteit en de meerwaarde van stilte.

De meerwaarde van stilte

Stilte heeft een positieve invloed op creatief denkwerk en besluitvormingsprocessen. Contemplatie betekent letterlijk ‘het scheiden van iets uit zijn omgeving’. Op de werkomgeving gaat het er om je te kunnen onttrekken aan de dagelijkse kantoordynamiek om zaken te overdenken, te beschouwen en te doorgronden om tot nieuwe inzichten te komen. Huidige wetenschappers concentreren zich steeds meer op stilte als fenomeen en het positieve effect ervan. Nieuwe inzichten stellen dat ons brein nooit stil staat. Als we actief aan de slag gaan, schakelt het brein van de nadenkmodus over naar de actieve modus gericht op het uitvoeren van een handeling. Daadwerkelijke stilte creëert na een periode van gerichte activiteit ruimte voor je hersenen om naar de nadenkstand te gaan.

Elke werkomgeving een bibliotheek

Stilte organiseer je door een goede balans tussen werkzones waar interactie centraal staat en zones waar stilte is gegarandeerd. Een goed voorbeeld is de ouderwetse bibliotheek. Zo’n gezamenlijke bibliotheek heeft als voordeel boven persoonlijke stilteruimtes dat medewerkers zich er niet in kunnen verbergen en als persoonlijk kantoor toe-eigenen. Omdat er niet gebeld mag worden, verblijven zij hier functioneel, omdat ze zich niet kunnen permitteren lang onbereikbaar te zijn. Zo wordt in stilte werken mogelijk zonder dat dit ten koste gaat van het teamproces. Stilte kan ook digitale stilte zijn. Ruimtes waarin geen dataverkeer ontvangen kan worden. Indien een organisatie niet over de ruimte heeft, is het meest eenvoudige alternatief om bloktijden van teamstilte af te spreken. Er zijn agile teams die bijvoorbeeld het eerste uur na de stand-up in volledige stilte werken. Geen gesprekken, geen interactie, geen telefoons en geen e-mail.

Kantoren moeten over stilteruimten als een bibliotheek beschikken

White noise

Een tussenoplossing is het creëren van persoonlijke stilte via ‘witte ruis’. Er wordt een gelijkblijvend stabiel geluidsniveau gecreëerd dat verstoringen naar de achtergrond verdrijft en de focus versterkt. Dit kan via een hoofdtelefoon en met behulp van white noise-apps zoals Boeddha-machine, Binaural en Brainfm. Te lang is er alleen aandacht geweest voor geluid als verstoring zonder de kwaliteit van de stilte zelf te waarderen. Stilte en contemplatie zijn echter een essentiële aanvulling op de hyper-interactieve samenwerkingscultuur en noodzakelijk om de werkstress van medewerkers de verlagen. Het is tijd om de balans te vinden tussen de kracht van serendipiteit en de meerwaarde van stilte. Het geluk van de medewerker gaat hand in hand met het voldoende aandacht geven aan deze Sound of Silence.

Impact op gebouwen

Goed nieuws is dat in alle type gebouwen ruimte voor stilte gecreëerd kan worden. Het vereist geen grote gebouwtransformaties of grote ingrepen. Het is wel een aandachtspunt om mee te nemen in de gebouwmarketing en de voorbeeld lay-outs die aan de eindgebruikers worden gepresenteerd. Bovendien is een balans tussen interactie en stilte een argument voor een eindgebruiker om te kiezen voor het huren van dedicated kantoorruimte voor zijn organisatie in plaats voor een van de office operator-formules (Spaces, WeWork, Tribes, Regus). Ten eerste zijn deze office formules primair gericht op interactie en ontmoeting en minder op faciliteren van contemplatie en ten tweede kan de eindgebruiker uiteraard zijn eigen lay out met eigen balans dynamiek en stilte realiseren.

Stilte vormt een van de belangrijkste eindgebruikers trends van 2018 faciliteren ervan scoort direct bij de medewerkers werkzaam in deze gebouwen en draagt bij aan innovatief vermogen van organisaties. Of zoals Derek Sivers auteur van het boek Disconnect (2016) stelt: ‘Silence is a great canvas for your thoughts‘.

Over de auteur:
Harold Coenders is directeur Corporate Services Nederland bij Colliers International.

Dit artikel is verschenen in Vastgoedmarkt van januari 2018

Reageer op dit artikel