nieuws

Een (beter) passende vastgoedportefeuille

Geen categorie

Hoewel de specifieke problematiek per sector verschilt, komt de uitdaging eigenlijk overal op hetzelfde neer: hoe kunnen we meer doen met minder middelen? In een reeks van zes artikelen onder de noemer ‘Meer doen met minder’ lichten we toe hoe u vanuit verschillende invalshoeken uw vastgoed én uw vastgoedmanagement kunt toesnijden op deze uitdaging:

Gemeenten krijgen er steeds meer taken bij, maar nauwelijks middelen. De kwaliteit van de zorg staat onder druk door afnemende financiële ruimte. Het reilen en zeilen van woningcorporaties, zowel inhoudelijk als financieel, is het onderwerp van publieke discussie. Beleidswijzigingen en bezuinigingen noodzaken onderwijsinstellingen hun focus te herdefiniëren. Hoge winstmarges zijn voor private ondernemingen niet langer vanzelfsprekend. En bij een dalend aantal projecten bevechten bouwondernemingen elkaar op het gebied van prijs én kwaliteit.

In hun streven om beschikbare middelen effectiever en doelmatiger in te zetten, zoeken veel organisaties naar optimalisaties in hun vastgoed(management). Door financiële druk wordt hierbij vaak eenzijdig gezocht naar kostenreducties, zoals versobering van het kwaliteitsniveau van gebouwonderhoud. Terwijl de belangrijkste structurele bezuinigingsmogelijkheid vanzelfsprekend ligt bij een efficiënter ruimtegebruik en een compactere vastgoedportefeuille. En er pas écht winst behaald wordt als het vastgoed duurzaam afgestemd is op de ambities en doelstellingen van de organisatie. We hebben daarom tien concrete tips op een rij gezet, die elk een steentje bijdragen aan een (beter) passende vastgoedportefeuille. 

 

1. Bepaal wie je wilt zijn en voor wie je er wilt zijn

Of een organisatie nu vastgoed heeft als belegging, voor het realiseren van beleidsdoelstellingen of om het primaire proces onderdak te bieden, altijd zal deze streven naar een optimaal rendement. Financieel, maatschappelijk,  functioneel of een combinatie daarvan. Om dit rendement te behalen is het zaak om zowel de rol- en taakopvatting als de interne en/of externe doelgroepen weloverwogen te bepalen. Een heldere definitie vormt de basis voor beleid en toetsing van beslissingen. Een periodieke herijking hiervan is belangrijk. Zo hebben gemeenten soms vastgoed in bezit, waarvan het ‘bestaansrecht’ in de portefeuille niet of nauwelijks meer kan worden aangetoond. Veelal betreft het commercieel vastgoed zoals woningen en kantoren, ooit strategisch aangekocht in het kader van een gebiedsontwikkeling. Ben je daar als gemeente nog wel van?

 

2. Weet wat je hebt en hoe het presteert

Het lijkt een open deur, maar het toewerken naar een (beter) passende vastgoedportefeuille begint bij inzicht in de omvang, samenstelling, kenmerken en prestaties van het huidige vastgoedaanbod. Zowel kwantitatief (zoals: aantallen en vierkante meters per functie en locatie), kwalitatief (zoals: staat van onderhoud en functionaliteit) als financieel (zoals: boek-, Woz- en marktwaarde, onderhouds- en exploitatiekosten). Welke gebouwen vormen in positieve en negatieve zin de uitschieters in je portefeuille? Hoe presteert het vastgoed in een benchmark? Een helder beeld op dit terrein vormt een basisvoorwaarde voor gedegen planvorming.

 

3. Voer het gesprek met je gebruikers

Voor het passend maken én houden van de vastgoedportefeuille is het essentieel om te weten welke ontwikkelingen en behoeften er spelen bij je gebruiker(s). Achterover leunen en afwachten tot de gebruiker zich meldt met zijn eisen en wensen, is niet de juiste aanpak en leidt vaak tot suboptimale ‘ad hoc’ oplossingen. Met een proactieve benadering komen te verwachten ontwikkelingen in de huisvestingsbehoefte in een vroeg stadium aan het licht. Voordeel: je kunt hier tijdig op anticiperen, met beter passende oplossingen tot gevolg. Juist bij verschillende typen gebruikers is dit van belang. Ter illustratie: op de Brightlands Chemelot Campus heeft een nieuwe start-up echt heel andere behoeften én een ander budget dan bijvoorbeeld DSM, dat eveneens op deze campus gehuisvest is.

 

4. Zoek naar gemene delers en kruisbestuivingen

Bij veel organisaties is de totale huisvestingsbehoefte in het portefeuilleplan, simpelweg de optelling van de ruimtevraag per gebruikersgroep. Kijk eens kritisch en met een integrale blik welke gelijksoortige en complementaire behoeften hierin bestaan. Slimme clustering van behoeften biedt kansen op het gebied van gedeeld en meervoudig ruimtegebruik. Een succesvol voorbeeld vormt de clustering van speciaal onderwijs en zorgactiviteiten in een integraal kinder- en jeugdcentrum (KJC) van Heliomare in Heemskerk. Door de clustering neemt de totale ruimtebehoefte significant af en kan de ondersteuning onder één dak en tegen lagere kosten worden aangeboden.

 

5. Maak je plannen met het vizier open

Naast ontwikkelingen in de huisvestingsbehoefte van gebruikers, is het zaak om op de hoogte te blijven van relevante trends en ontwikkelingen. Zo hebben wij bij een gemeente gezien dat de vastgoedafdeling actief werkte aan optimalisatie van haar vastgoedexploitatie door de verlenging van het huurcontract met twee kinderdagverblijven in een bepaalde wijk, maar er niet van op de hoogte was dat beleidsafdelingen binnen diezelfde gemeente in gesprek waren met diverse maatschappelijke partijen voor de realisatie van integrale kindcentra (inclusief kinderdagopvang) in de wijken. Een voorbeeld van opereren met oogkleppen op.

 

6. Definieer je kernvoorraad versus je flexibele schil

Organisaties en hun huisvesting blijven altijd in beweging, terwijl vastgoed kapitaalintensief is en een lange horizon kent. Een gedegen scenarioanalyse vormt dan ook een cruciaal onderdeel in de ontwikkeling van het portefeuilleplan. Hiermee kan worden vastgesteld met welke ontwikkeling en bandbreedte rekening moet worden gehouden in de huisvestingsvraag, zodat onderscheid gemaakt kan worden tussen de vaste kernvoorraad en de flexibele schil. Een goede afweging tussen huur en eigendom en de looptijd van huurcontracten staan hierbij centraal. Een huurcontract voor een periode van twintig jaar biedt in de praktijk immers nauwelijks flexibiliteit.

 

7. Stoot af met beleid

Ook het hebben van een adequate dispositiestrategie is essentieel om tot een passende vastgoedportefeuille te komen. Zowel om verkoopopbrengsten te maximaliseren als vanuit maatschappelijk oogpunt. Aandachtspunt hierbij is dat een groot volume niet gelijktijdig kan worden geabsorbeerd in de huidige markt. Onderzoek bovendien de herbestemmingskansen van vastgoed, alvorens je de dispositiestrategie vaststelt zodat je een goed beeld hebt van de waarde van het vastgoed. Het tweede artikel in deze artikelenreeks gaat specifiek over dit onderwerp.

 

8. Maak je financiële afwegingen op basis van total cost of ownership

Om te komen tot de daadwerkelijke uitvoering van het portefeuilleplan is het zaak een adequate vertaling te maken in concrete ingrepen en mutaties in het vastgoed. Een integrale beoordeling van de financiële consequenties van deze projecten, op grond van de benodigde investeringen én het verwachte effect op de exploitatiekosten, is hierbij essentieel. Alleen dan is een optimale afweging van de haalbaarheid, betaalbaarheid en financierbaarheid mogelijk. Een initieel hogere investering kan zichzelf namelijk terugbetalen in de exploitatiefase. Een goed voorbeeld hiervan wordt momenteel uitgewerkt bij woningcorporatie Servatius, die met een TCO-benadering de mogelijkheden voor verduurzaming van haar vastgoedportefeuille onderzoekt.

 

9. Richt actief programmamanagement in

Bij een ambitieus investeringsprogramma is actief management van de projecten, inclusief hun onderlinge samenhang, een vereiste om ervoor te zorgen dat eenmalige opbrengsten en structurele financiële besparingen daadwerkelijk en tijdig worden gerealiseerd. Het gevaar is dat na het opstellen van het portefeuilleplan weer wordt overgegaan op ‘business as usual’ en het plan in de kast ligt te verstoffen. Op papier zijn de gevraagde besparingen dan wel gerealiseerd, maar in de praktijk niet. Het inrichten van actief programmamanagement voorkomt dit.

 

10. Wees niet bang om bij te sturen

Tot slot is het opstellen van het portefeuilleplan bij voorkeur geen eenmalige actie. De afstemming van vraag en aanbod is een structurele opgave. Waarbij het portefeuilleplan in een repeterend proces periodiek wordt geactualiseerd en geoptimaliseerd, in samenspraak met de gebruiker en andere stakeholders. Het resultaat hiervan is een actuele, dynamische strategie om op te koersen, leidend tot een (beter) passende vastgoedportefeuille. Dát maakt dat je meer kunt doen met minder.

 

Over de auteurs 

Prof. dr. ir. Marleen Hermans is partner bij Brink Management / Advies en hoogleraar Publiek Opdrachtgeverschap in de Bouw bij TU Delft

Ir. Inge Gotink is consultant bij Brink Management / Advies

 

Dit artikel is verschenen in Vastgoedmarkt van oktober 2015

 

Alle delen op een rij: 

1. Een (beter) passende vastgoedportefeuille (oktober 2015)

2. Vastgoed afstoten met beleid (november 2015)          

3. Meer doen  met minder – een geoliede vastgoedmanagementorganisatie (december 2015)      

4. Slim(mer) omgaan met de markt (januari 2016)              

5. Samen sta je sterk(er) (februari 2016)

6. De lerende organisatie (maart 2016).  

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels