Daarom wil je dat nieuwe technologie op de juiste manier wordt geïmplementeerd, om te voorkomen dat het tegenovergestelde effect wordt bereikt en technologie ten koste gaat van de productiviteit. Als gevolg van de vele manieren om apparaten en software in te zetten, wordt kantoortechnologie door iedereen anders gebruikt.
En niet alleen onduidelijkheid over hoe de technologie te gebruiken kan een belemmering vormen, ook gebrekkige en verouderde technologie kan grote gevolgen hebben. Bijna de helft (46 procent) van de respondenten gaf aan dat een bedrijf dat goedkope technologie gebruikt, waarschijnlijk niet investeert in het welzijn van personeel. Daarnaast kan niet investeren in nieuwe technologie ook potentiële klanten afstoten: 24 procent van de respondenten gaf aan geen zaken te willen doen met een bedrijf dat verouderde technologie gebruikt.
Dus hoe zorg je ervoor zorgen dat je klanten, werknemers en prospects behoudt? En hoe kun je er zeker van zijn dat je kantoortechnologie je helpt, in plaats van belemmert? Wij geven een aantal tips voor een productieve en technologievriendelijke werkplek.
1. Verander de opstelling
Met geheel geïntegreerde technologische voorzieningen, zoals je die veel ziet in serviced offices, kunnen je werknemers flexibel werken en gemakkelijk inloggen vanaf elke plek, wat bijzonder voordelig kan zijn voor de productiviteit. Een open, flexibele werkplek bevordert de samenwerking en helpt teams bij het samen ontwikkelen van nieuwe ideeën.
2. Sta-bureaus
Als je samenwerking en flexwerken wil bevorderen, heb je een kantoor nodig met een snelle internetverbinding, voorzieningen voor videogesprekken en conferentietelefoons. Dat is allemaal redelijk standaard kantoortechnologie, maar hoe ga je een stap verder?
Op de juiste manier communiceren met collega’s en zakelijke relaties levert een nog grotere boost voor de productiviteit op. Door mensen met tools als Google Hangouts en Skype bij elkaar te brengen kunnen ze elkaar tijdens conference calls zien: een ideale (en gratis!) oplossing voor startende bedrijven.
Er zijn steeds meer opties voor conference calls die een rijkere ervaring bieden, en zelfs mogelijkheden om virtual reality-technologieën in te zetten om gesprekken nog persoonlijker te maken. Stel je voor hoe gaaf het zou zijn om als ‘hologram’ deel te kunnen nemen aan een vergadering, iets wat sneller werkelijkheid kan worden dan je misschien denkt.
Een interessante technologie voor de inrichting van de werkplek is het in hoogte verstelbare bureau met kunstmatige intelligentie, dat zelf aangeeft wanneer je moet gaan zitten of staan, en je er zelfs aan herinnert wanneer het tijd is om wat te drinken.
3. Hoe snel is snel?
Een te lage internetsnelheid kan de productiviteit ernstig belemmeren, en er is niets zo frustrerend als een instabiele wifi-verbinding. Door de groei van het glasvezelnetwerk is wifi de afgelopen vijf jaar steeds sneller geworden.
Voor elk bedrijf zijn er verschillende internetoplossingen. En als je bedrijf groeit, zul je mogelijk de beschikbare bandbreedte moeten vergroten. Bedrijven die regelmatig gebruik maken van cloud-computing of e-commerce waarbij intensief gebruik wordt gemaakt van internet zullen meer bandbreedte moeten inkopen. Ook zogeheten VoIP-telefoons kunnen de downloadsnelheden negatief beïnvloeden als de capaciteit van de verbinding niet groot genoeg is.
4. Let’s talk
Effectief samenwerken en communiceren faciliteert een hoge productiviteit. Als de juiste technologie wordt ingezet om communicatie te bevorderen, kunnen medewerkers vanaf vrijwel elke locatie goed samenwerken en daarbij communiceren alsof ze naast elkaar zitten.
Groeps-chats zijn niet alleen handig in je privéleven, ze kunnen ook essentieel zijn voor teambuilding. Tools voor productiviteit op de werkplek, zoals Slack, Yammer, Basecamp, Fuze en Skype, bieden mogelijkheden voor gesprekken tussen twee mensen, groeps-chats, het uitwisselen van bestanden en nog veel meer, zodat iedereen altijd op de hoogte is, waar je ook bent.
Met de nieuwste kantoortechnologie praten we niet alleen met elkaar, maar ook met de technologie zelf. Stemgestuurde software, zoals Amazon Alexa for Business, maakt het mogelijk om in te bellen bij een conference call of een document af te drukken door alleen je stem te gebruiken. Alexa is toegankelijk via Amazon Echo-speakers en kan aan de agenda van alle medewerkers worden gekoppeld.
De software kan allerlei vaardigheden aanleren, van het vinden van de dichtstbijzijnde printer of de notulen van je laatste meeting tot het uitleggen van vakterminologie – ideaal voor nieuwe werknemers die nog niet helemaal vertrouwd zijn met het bedrijfsjargon.
Andere tools, zoals bijvoorbeeld Google Home, zijn nog niet op de werkplek uitgeprobeerd, maar daar zal binnenkort waarschijnlijk verandering in komen gezien de groeiende populariteit van dit soort technologie.
Over de auteur
Sander van den Engel is hoofd Workthere Nederland, een dochteronderneming van Savills opgezet om bedrijven te helpen bij het vinden van flexibele, co-working en serviced kantoorruimte.
